Rimborso spese utenze domestiche dei dipendenti: quale documentazione per il datore di lavoro?

Con la risposta ad interpello n. 17 del 2025 l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti ai datori di lavoro in merito alle formalità di rilascio della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai fini del rimborso delle spese sostenute per le utenze domestiche dai propri dipendenti. In particolare, per le Entrate, la dichiarazione può essere acquisita dal sostituto d’imposta con sottoscrizione in originale e allegata copia del documento di identità del sottoscrittore, senza che risulti necessaria l’autenticazione della sottoscrizione. Il datore di lavoro dovrà aver cura di conservare i documenti per controlli futuri da parte dell’Agenzia.

L’Agenzia dell’Entrate con risposta ad interpello n. 17/2025 interviene su un quesito concernente l’art. 51, co. 3, del TUIR. In particolare, è stato posto un quesito volto ad ottenere conferma in ordine alle formalità di rilascio della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai fini del rimborso delle spese sostenute per le utenze domestiche dai propri lavoratori dipendenti, ai sensi del citato art. 51, comma 3, del TUIR.

Si ricorda che l’art. 1, commi 16 e 17 della legge n. 213/2023 aveva stabilito che: ”Limitatamente al periodo d’imposta 2024, in deroga a quanto previsto dall’articolo 51, comma 3, prima parte del terzo periodo, del testo unico delle imposte sui redditi, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, non concorrono a formare il reddito, entro il limite complessivo di 1.000 euro, il valore dei beni ceduti e dei servizi prestati ai lavoratori dipendenti, nonché le somme erogate o rimborsate ai medesimi lavoratori dai datori di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche del servizio idrico integrato, dell’energia elettrica e del gas naturale, delle spese per l’affitto della prima casa ovvero per gli interessi sul mutuo relativo alla prima casa. Il limite di cui al primo periodo è elevato a 2.000 euro per i lavoratori dipendenti con figli, compresi i figli nati fuori del matrimonio riconosciuti e i figli adottivi o affidati, che si trovano nelle condizioni previste dall’articolo 12, comma 2, del citato testo unico delle imposte sui redditi, di cui al decreto del Presidente della Repubblica n. 917 del 1986.”

Si rileva che tale misura è stata confermata anche per il triennio 2025-2027 dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024).

Il quesito

L’istante pone il quesito in merito alle formalità e modalità di acquisizione della documentazione a supporto del beneficio in capo al sostituto di imposta.

L’Istante, oltre a precisare che l’estensione della soglia di esenzione da imposizione fiscale alle fattispecie rimborsuali si applica anche nel caso in cui il premio di risultato sia convertito richiedendone il rimborso delle spese relative alle utenze domestiche, facendo riferimento sul punto a quanto precisato dalle

circolari dell’Agenzia delle Entrate n. 23/E del 1° agosto 2023 e n. 5/E del 7 marzo 2024.

Nell’ ultimo documento di prassi viene indicato che ”ai fini documentali, è necessario che il datore di lavoro, […], acquisisca e conservi, per eventuali controlli, la relativa documentazione per giustificare la somma spesa e la sua inclusione nel limite di cui all’articolo 51, comma 3, del TUIR. In alternativa, il datore di lavoro può acquisire una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesti il ricorrere, in capo al medesimo dichiarante, dei presupposti previsti dalla norma in esame, da conservare per eventuali controlli da parte degli organi a ciò deputati. In ogni caso, al fine di evitare che si fruisca più volte del beneficio in relazione alle medesime spese, è necessario che il datore di lavoro acquisisca anche una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesti la circostanza che le stesse non siano già state oggetto di richiesta di rimborso, totale o parziale, non solo presso il medesimo datore di lavoro, ma anche presso altri”.

Quindi per giustificare le procedure di rimborso che non siano soggette a tassazione, nei limiti indicati dal cit. art. 51, comma 3, il sostituto di imposta può alternativamente:

1. richiedere al lavoratore, nel rispetto della privacy, la relativa documentazione giustificativa della spesa;
2. acquisire direttamente dal lavoratore una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesti il ricorrere dei presupposti previsti dalla norma agevolativa.

Sull’ultimo punto l’Istante, citando nuovamente la circolare n. 5/E del 2024, nota n. 6, afferma che sulle formalità di tale dichiarazione il predetto documento di prassi non specifica se i dipendenti siano tenuti a rilasciarla con sottoscrizione autenticata o meno, limitandosi a indicare come norma di riferimento l’art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. L’incertezza interpretativa deriva dal fatto che, alla luce del combinato disposto degli artt. 21, co.2, 38 e 47 del D.P.R. n. 445 del 2000, non occorrerebbe l’autenticazione della sottoscrizione, in quanto si tratterebbe di dichiarazione da produrre agli organi della pubblica amministrazione.

La risposta dell’Agenzia delle Entrate

Per l’Agenzia delle Entrate le dichiarazioni sostitutive sono rilasciate nel rispetto dell’art. 47 del D.P.R. n. 445/2000 e senza alcuna autenticazione della sottoscrizione. Pertanto, la dichiarazione può essere acquisita dal sostituto con sottoscrizione in originale e allegata copia del documento di identità del sottoscrittore, senza che risulti necessaria l’autenticazione della sottoscrizione.

Infatti, dal punto di vista sostanziale, la dichiarazione ha come destinatario finale la pubblica amministrazione chiamata a svolgere i controlli di veridicità sul contenuto della stessa, da cui può scaturire una responsabilità penale in caso di dichiarazioni false o mendaci.

Oneri per il datore di lavoro

E’ appena il caso di sottolineare che ai fini del beneficio – sicuramente importante – ed ora esteso , come detto, dalla legge di Bilancio 2025 al triennio 2025-2027, aumentano ancora gli oneri documentali posti a carico del datore di lavoro e dei loro consulenti con la correlata conservazione nei termini prescritti per controlli futuri da parte dell’AdE e, pertanto, sarà necessario prestare molta attenzione sia da parte dei dipendenti interessati che degli stessi uffici del personale per scongiurare ripresa a tassazione e sanzioni.

Fonte IPSOA.it