Calcolo della forza lavoro in azienda: cosa fare entro fine anno

Per i datori di lavoro a fine anno è importante calcolare il numero effettivo dei lavoratori in azienda. Si tratta di un valore di riferimento dal quale discendono una serie di adempimenti obbligatori. Ad esempio, il momento in cui effettuare il calcolo della base di computo per il collocamento obbligatorio deve coincidere con il 31 dicembre di ogni anno. Un secondo adempimento che colloca il calcolo dei lavoratori occupati al 31 dicembre di ogni anno è il whistleblowing. C’è poi l’adempimento relativo all’obbligo di comunicazione del personale occupato, ai fini della parità di genere. Da ultimo, il computo della forza aziendale serve per il calcolo della quota di contratti a termine stipulabili.

Durante le ultime settimane dell’anno ogni datore di lavoro tira le somme delle attività svolte durante l’anno, con attenzione anche alle dimensioni che la propria impresa ha assunto.

Infatti, in relazione ad alcuni adempimenti obbligatori previsti dalla normativa, la dimensione assunta dall’impresa alla data del 31 dicembre può comportare l’obbligo di nuovi adempimenti, che andiamo ad analizzare in questo contributo.

In relazione al tema in trattazione, giova ricordare che per alcuni adempimenti, invece, rileva la forza aziendale registrata al 1° gennaio: da ciò ne deriva che alcune eventuali nuove assunzioni con decorrenza 1° gennaio 2025 potrebbero fare la differenza in termini di adempimenti obbligatori.

Obbligo di collocamento dei lavoratori disabili

In assenza di indicazioni normative e di chiarimenti di prassi, si ritiene che il momento in cui effettuare il calcolo della base di computo per il collocamento obbligatorio debba coincidere con il 31 dicembre di ogni anno.

In base alle previsioni della L. n. 68/1999, come modificata dal D.Lgs. n. 151/2015 e dal D.Lgs. n. 185/2016, le imprese pubbliche e private, compresi i partiti politici, le organizzazioni sindacali, delle organizzazioni no profit, sono soggette all’obbligo di collocamento di soggetti caratterizzati da condizioni di disabilità in relazione alle proprie dimensioni; nello specifico, le imprese che occupano da 15 a 35 dipendenti sono tenute all’assunzione di 1 disabile, coloro che si collocano fra i 36 ed i 50 dipendenti sono tenuti all’assunzione di 2 soggetti disabili, mentre le imprese che occupano oltre 50 dipendenti sono tenute al rispetto di un’aliquota del 7% del personale computabile, oltre all’assunzione di un’unita proveniente dalle categorie protette (orfani, vedove dei caduti per lavoro o per servizio e soggetti equiparati).

Successivamente al calcolo dell’organico aziendale, entro il 31 dicembre, le imprese interessate dall’adempimento sono tenute anche all’invio del prospetto informativo disabili, entro il mese successivo, ovvero entro il 31 gennaio; a tal proposito, giova ricordare che anche i soggetti che hanno registrato, sempre entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di presentazione del prospetto, cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva, saranno tenuti all’invio del prospetto.

Come deve essere effettuato il computo dei lavoratori?

Il criterio di calcolo delle dimensioni aziendali prevedono che ogni lavoratore debba essere conteggiato in base all’effettiva presenza in azienda, pertanto i lavoratori a tempo pieno verranno considerati una unità, mentre i lavoratori a tempo parziale verranno conteggiati con il metodo del pro quota, ovvero proporzionalmente all’impegno orario svolto; in relazione, invece, ai lavoratori intermittenti, giova ricordare che (sulla scorta delle previsioni normative vigenti) questi lavoratoti vengono computati in relazione alle prestazioni svolte nel semestre precedente.

Oltre a queste condizioni generali, la normativa prevede anche dei casi di esclusione, ovvero dei lavoratori che non vengono conteggiati al fine del calcolo dell’organico aziendale.

Nello specifico, sono esclusi dal calcolo i lavoratori disabili assunti in funzione delle disposizioni della

L. n. 68/1999 in commento, coloro che sono stati assunti con contratto a termine di durata inferiore a 6 mesi, i dirigenti, i soci di cooperative di produzione, gli apprendisti e, più in generale, i lavoratori che non vantano assunzione diretta con l’impresa o lavoratori che sono occupati esternamente all’impresa: si tratta dei lavoratori occupati mediante contratto di somministrazione, dei lavoratori assunti da altra impresa e distaccati, dei lavoratori che sono inviati in missione all’estero, di coloro che sono occupati mediante lavoro a domicilio.

Sono da considerarsi, inoltre, esclusi dalla base di computo i lavoratori divenuti inabili nel corso del rapporto di lavoro a causa di infortunio o malattia, i lavoratori invalidati successivamente all’assunzione per infortunio sul lavoro o malattia professionale con invalidità > al 33%, i lavoratori riconosciuti disabili prima della costituzione del rapporto di lavoro e assunti al di fuori delle procedure del collocamento obbligatorio e -ancora- altre figure relative a settori specifici (quali edilizia, trasporto e organizzazioni senza scopo di lucro).

Obbligo di istituzione degli adempimenti ai fini del whistleblowing

Un secondo adempimento che colloca il calcolo dei lavoratori occupati al 31 dicembre di ogni anno è il whistleblowing: salvo per le imprese di nuova costituzione, per cui si prende in considerazione l’anno in corso, per la generalità dei soggetti si prende a riferimento il 31 dicembre dell’anno precedente.

Nello specifico, la norma prevede che l’obbligo di istituzione dei canali di comunicazione degli illeciti in tema di whistleblowing sia obbligatorio per:

1. la pubblica amministrazione;
2. gli enti e le società private che occupano oltre 50 dipendenti;
3. gli enti e società private (indipendentemente dal numero di dipendenti occupati) che rientrano nell’ambito di applicazione delle normative europee indicate dalla direttiva UE 2019/1937 come rilevanti, adottano sistemi di gestione ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 o si occupano di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione antiriciclaggio, servizi di trasporto e tutela ambientale;

Secondo le previsioni di ANAC (autorità nazionale anti corruzione) “ai fini del calcolo della media dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato deve farsi riferimento al valore medio degli addetti (Elaborazione dati INPS) al 31/12 dell’anno solare precedente a quello in corso, contenuto nelle visure camerali. Quando l’impresa è di nuova costituzione, considerato che il dato in questione viene aggiornato trimestralmente, va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura.”

Questa disposizione comporta che il calcolo dei lavoratori debba avvenire mediante il criterio “per teste”, conteggiando anche i lavoratori qualificati come apprendisti ed i lavoratori con rapporto a termine, senza effettuare riproporzione in relazione alla durata del contratto.

Da tale conteggio, in funzione del metodo di calcolo “per teste” operato dalle Camere di Commercio, sono da intendersi esclusi i lavoratori occupati con contratto di somministrazione, i lavoratori distaccati da altro datore di lavoro e, ancora, tutti coloro che non vantano un contratto di lavoro subordinato: soci, collaboratori coordinati e continuativi, tirocinanti e titolari di impresa.

Obbligo della comunicazione di parità

Con riguardo ai lavoratori occupati alla data del 31 dicembre si colloca anche l’adempimento relativo all’obbligo di comunicazione del personale occupato, ai fini della parità di genere; tuttavia, in relazione a questo specifico adempimento, il calcolo viene effettuato con cadenza biennale, anziché annuale, con prossima scadenza fissata per il 31 dicembre 2025.

Il requisito occupazionale (oltre 50 dipendenti) che obbliga l’azienda a presentare il rapporto biennale sulla parità di genere va determinato tenendo conto del numero di dipendenti occupati nell’intero complesso aziendale sia esso articolato in una o più unità produttive, in una o più sedi territoriali, con riguardo a tutta la forza lavoro, occupata a qualunque titolo.

Da ciò ne deriva che sono da intendersi computabili tutti i lavoratori occupati, fra cui gli apprendisti, ma anche i lavoratori assunti a tempo parziale o con contratto di lavoro intermittente, senza alcuna riproporzione in relazione all’orario di lavoro svolto; parimenti, i lavoratori assunti con contratto a termine in forza alla data del 31 dicembre devono essere computati.

Sono, invece, da intendersi esclusi i lavoratori occupati mediante contratto di somministrazione, i lavoratori distaccati da altro datore di lavoro, e tutti coloro che non sono titolari di un rapporto di lavoro a tempo determinato.

Calcolo della quota di contratti a termine stipulabili

Da ultimo, con attenzione al calcolo della forza aziendale alla data del 1° gennaio, rileva come il D.Lgs. n. 81/2015 preveda che il numero complessivo di contratti a termine stipulati da ciascun datore di lavoro non possa superare la soglia del 20% del numero dei lavoratori a tempo indeterminato in forza al 1° gennaio dell’anno di assunzione.

Nel calcolo del computo rimangono, tuttavia, esclusi i lavoratori assunti con contratto a termine, qualora questi siano espressamente esonerati dal rispetto di tale limite numerico (con riferimento, a titolo esemplificativo, ai contratti in sostituzione).

Sono, inoltre, esclusi dal computo tutti i contratti che sono esclusi dall’ambito applicativo del D.Lg. n. 368/2001, ovvero contratti stipulati:

1. con il personale dirigente;
2. a carattere intermittente;
3. tra istituti pubblici di ricerca ovvero enti privati di ricerca e lavoratori che svolgono in via esclusiva attività di ricerca scientifica o tecnologica, ovvero di assistenza tecnica, di coordinamento o di direzione a tale attività (art.10, co. 5-bis, D. Lgs. n. 368/2001);
4. per ragioni sostitutive;
5. stagionali, ex D.P.R. n. 1525/1963;
6. lavoratori over 50;
7. per il conferimento delle supplenze del personale docente ed ATA;
8. nell’ambito del lavoro di operai agricoli;
9. nel settore turistico e dei pubblici esercizi, aventi ad oggetto l’esecuzione di quei servizi speciali (definiti dalla contrattazione collettiva) per non più di tre giorni;
10. dalle aziende che fanno import/export di prodotti ortofrutticoli;
11. con lavoratori occupati da agenzie di somministrazione;
12. contratti stipulati in fase di avvio di una nuova attività per i periodi ed i settori merceologici definiti dal Ccnl applicato in azienda.

Giova ricordare che, oltre ai casi trattati nel presente approfondimento, diversi adempimenti normativi sono legati alla forza lavoro impiegata dal datore di lavoro, ma collocano il loro momento di verifica delle condizioni in periodi non coincidenti con la fine dell’anno o con l’inizio dell’anno successivo, bensì con il momento in cui si verificano le condizioni di computo.

Fonte IPSOA.it